Ressourcenfresser HR-Prozesse: Viele Unternehmensabläufe sind Zeitverschwendung
Die meisten Personaler verlieren wertvolle Zeit bei der Bearbeitung von Standardprozessen. Dies ist das Ergebnis einer Online-Kurzumfrage von Haufe unter 362 HR-Verantwortlichen. Die meisten der Befragten sind auch überzeugt, dass eine Software-Unterstützung ihre Abläufe effizienter gestalten könnte. So bliebe ihnen mehr Zeit für andere, z.B. strategische, Aufgaben.
(Abbildung: Haufe)
Zeitverschwendung Bescheinigungswesen
„Wo liegen die Ressourcenfresser in Ihrer HR-Arbeit?“ Die Antwort von 362 Personalern auf die Haufe-Kurzumfrage im Juni: Das Bescheinigungswesen ist mit Abstand der größte Zeitfresser. Mehr als die Hälfte (52,8 Prozent) der Befragten leidet darunter. Dazu gehören beispielsweise die An- und Abmeldung des Arbeitnehmers bei den jeweiligen Krankenkassen und Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Mutterschafts- oder Krankengeld. Auch Urlaubsanträge (23,2 Prozent), Krankmeldungen (34,3 Prozent) sowie die Änderung von Mitarbeiterdaten (20,4 Prozent) gelten als extrem aufwändig. Ein weiterer Ressourcenkiller: Alle Tätigkeiten rund um das Bewerbermanagement – von der Stellenausschreibung über die Administration bis hin zur Einstellung und Weiterbildungsorganisation. Und auch das Thema Wissen bildet keine Ausnahme: Sowohl das Onboarding von Mitarbeitern (20,4 Prozent) als auch die Suche nach Fachinformationen (21,5 Prozent) kostet die Befragten mehr Zeit als nötig.
Personaler sehnen sich nach technischer Unterstützung
Die befragten Personaler haben sehr genaue Vorstellungen davon, wie ihre Ressourcenproblematik entschärft werden könnte: Neben einer besseren Aufgabenteilung mit den Kollegen (19,6 Prozent) und der besseren Aufgabendefinition mit Mitarbeitern (31,8 Prozent) und Vorgesetzten (16,3 Prozent), wird vor allem der Einsatz von Software zur besseren technischen Unterstützung (79,6 Prozent) genannt. Vier von fünf Befragten sind überzeugt, dass eine Software-Lösung ihnen helfen würde, ihre Tätigkeiten zu optimieren, um weniger Zeit auf Routineprozesse verwenden zu müssen. Die dadurch gewonnene Zeit würde ihnen stattdessen für strategische Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Effiziente Abläufe und eine gute technische Ausstattung wirken sich auch auf die Motivation der Mitarbeiter positiv aus. Denn schlecht organisierte Prozesse und das Gefühl, unnötig Zeit zu verschwenden, sind demotivierend. Optimierte Prozesse zahlen somit auch direkt auf höhere Effizienz und Arbeitsqualität ein.