Klinikum rechts der Isar managt Verträge mit elektronischer Rechtsakte von Circle Unlimited

Das Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München setzt in der Drittmittelabteilung auf die elektronische Rechtsakte der Circle Unlimited AG. Das Krankenhaus managt mit cuSmarText, der Lösung für Legal Process Management, derzeit rund 1.000 Rechtsakten mit den darin enthaltenen Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten.

Haupteingang des Klinikums rechts der Isar (© Klinikum rechts der Isar)

Die Verträge, beispielsweise mit Pharmaunternehmen oder anderen Forschungseinrichtungen, kommen aus den einzelnen Kliniken und Abteilungen und werden mittels der elektronischen Rechtsakte von der Abteilung Drittmittelmanagement verwaltet. Die nahtlose SAP-integration der Software cuSmarText Legal erlaubt es den Mitarbeitern im Rechtsbereich, auf alle Vertragsdaten in SAP-FI (Finanzwesen) und SAP-GM (Fördermittelmanagement) zuzugreifen und auf direktem Weg in die Verträge zu übernehmen. Ein Wechsel zwischen den SAP-Systemen und dem Dokumenten- bzw. Vertragsmanagement von Circle Unlimited ist so nicht notwendig.

Sicherheit und Transparenz von der Ablage bis hin zur Terminerinnerung

Durch die zentrale, revisionssichere Ablage und Bearbeitung der Verträge und Dokumente in der elektronischen Akte für die Rechtsabteilung kann jeder Nutzer auf alle wichtigen Informationen jederzeit und zeitgleich zugreifen; dies wahlweise über eine intuitive Weboberfläche oder die klassische SAP-Oberfläche. Mit Hilfe eines von cuSmarText Legal vergebenen Aktenzeichens lassen sich die Dokumente eindeutig zuordnen und wieder auffinden. Unterschiedliche Filtermöglichkeiten schaffen außerdem Überblick über Verhandlungsphasen, den zuständigen Bearbeiter und den Bearbeitungsstatus eines Vertrags. Hinzu kommt die integrierte To-Do-Liste mit automatischer Erinnerungsfunktion. Sie stellt sicher, dass alle vertragsbezogenen Termine und Fristen gewahrt und Aufgaben rechtzeitig bearbeitet werden.

Adrian Lang, Rechtsanwalt Vertragsangelegenheiten beim Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München, erklärt: „Mit der elektronischen Rechtsakte von Circle Unlimited haben wir einen sehr guten und transparenten Überblick über die aktuelle Vertragslage geschaffen. Alle Vertragsdaten sind rasch auffindbar und die Bearbeitungswege kürzer, sodass Verträge zügig an die betroffenen Kliniken weitergeleitet werden können. Auch die rasche Einführung der Software hat überzeugt. Vom Beginn der offiziellen Zusammenarbeit bis zur Produktivsetzung der Lösung vergingen lediglich zwei Monate.“

Brücke zwischen E-Mail-Anwendung und Rechtsakte

Neben der Software für die Rechtsabteilung entschied sich das Klinikum rechts der Isar zudem für die Integrationslösung cuConnect von Circle Unlimited. Sie verbindet die E-Mail-Anwendung MS Outlook mit cuSmarText Legal. So ist es möglich, automatisch E-Mails mit Bezug zum jeweiligen Vertrag ohne Umwege aus der elektronischen Akte heraus zu erzeugen, individuell anzupassen und zu versenden. In MS Outlook selbst lassen sich Inhalte aus der Rechtsakte suchen und in einer Ergebnisliste anzeigen. Mit einem Klick springt der Anwender dann direkt in die SAP-basierte Akte.