Gelsenwasser bewältigt die Datenflut

Rechnungen, Planskizzen, Protokolle von Vorstandssitzungen: Bei der Gelsenwasser AG werden täglich Tausende von Dokumenten verarbeitet und archiviert. Dabei müssen Zugriffsrechte sowie die gesetzlichen Vorgaben eines börsennotierten Versorgungsunternehmens berücksichtigt werden. Um dieser Datenflut Herr zu werden, setzt Gelsenwasser auf das digitale Informations- und Dokumentenmanagementsystem nscale der Bielefelder Ceyoniq Technology GmbH.

(Abb.: Ceyoniq Technology)

„1999 waren wir einer der ersten Versorger, die Dokumentenmanagement eingeführt haben“, erinnert sich IT-Projektleiter Wolfgang Ostoff. „Damals aber waren andere Auswahlkriterien maßgeblich als heute.“ 15 Jahre später ist allein im Hinblick auf das Unbundling eine stärkere SAP-Mandantenkonformität gefragt. Aber auch eine bessere Web-Anwendung sowie die rechtssichere Archivierung der elektronischen Korrespondenz waren zentrale Einflusskriterien bei der Entscheidung für ein neues System zur Verwaltung, Nutzung und Archivierung digital vorliegender Dokumente.

Nach einer EU-weiten Ausschreibung vergab das mehrheitlich in kommunaler Hand befindliche Unternehmen den Zuschlag an die Ceyoniq Technology GmbH. Deren Informations- und Dokumentenmanagement-System nscale ist eine integrierte Plattform, auf deren Basis nun allen Mitarbeitern eine strukturierte, einfach zu handhabende und zentrale Aktenlösung zur Verfügung steht – vom Kundenbetreuer über Monteure im Einsatz bis hin zum Vorstandsmitglied, das das letzte Sitzungsprotokoll lesen möchte. Die Lösung ist zudem offen für die Einbindung anderer Software wie SAP-Folder-Management, CAD und Anwendungen für die automatisierte Posteingangsverarbeitung.

Seit Anfang 2014 ist das Einführungsprojekt von nscale erfolgreich beendet. Heute werden Projekte für die operativen Bereiche Dienstleistungen, Gas-, Wasser- und Stromnetz abgebildet, wobei ein Rechtesystem für eine Reglementierung der Zugriffe durch den jeweiligen Mandanten sorgt. Handbücher, Richtlinien und Anweisungen, Daten zu Haus- und Netzanschlüssen sind dort ebenso wie beispielsweise der Postverkehr hinterlegt. Dank einer strukturierten Suchfunktion sind die Dokumente leicht und zügig auffindbar. Der Zugriff erfolgt über nscale-Desktop- oder Web-Clients oder – je nach Anforderung des jeweiligen Fachbereichs – über SAP.

Unter dem Strich hat sich die Umstellung gelohnt: „Die Möglichkeiten der Gestaltung in nscale sind immens“, erklärt Ostoff, der das Unternehmen dank der Offenheit des Systems auch für zukünftige Herausforderungen gewappnet sieht. „Das Ergebnis stellt eine wesentliche Verbesserung dar.“