Verwaltungen profitieren von Digitalisierung
Passend zum CeBIT-Leitthema d!conomy dreht sich beim Messeauftritt des Geschäftsbereichs Public Sector der DATEV eG in Halle 7 alles um die elektronische Optimierung von Verwaltungsprozessen. Hervorgehoben werden der elektronische Rechnungsstandard ZUGFeRD, das ersetzende Scannen, die E-Payment-Funktion sowie die E-Akte.
Dazu zeigt der IT-Dienstleister unter anderem ein integriertes Dokumenten-Management-System, das automatisierte elektronische Workflows rund um die Rechnungs- und Bescheidbearbeitung ermöglicht. So können beispielsweise bereits im Zuge der Erfassung einer Rechnung entsprechende Mittelprüfungen direkt durchgeführt und weitere Schritte eingeleitet werden. Ein weiterer Themenschwerpunkt sind die neuen „GoBD“ als Regelwerk für die computergestützte Buchführung in kommunalen Unternehmen.
Mit durchgängigen digitalen Abläufen lässt sich der Aufwand im behördlichen Alltag verringern, was Zeit und damit Kosten spart. Gleichzeitig kommen die Verwaltungen damit wesentlichen Handlungsnotwendigkeiten nach, die sich aus dem E-Government-Gesetz des Bundes ergeben. DATEV unterstützt digitale Verwaltungsprozesse vom Rechnungseingang über die Mittelbewirtschaftung oder Budgetverwaltung bis hin zu Zahlung und Buchung des Geschäftsvorfalles. Kernstück zur Verteilung elektronischer Informationen ist das DATEV-Rechenzentrum. Dabei legt das Unternehmen ein besonderes Augenmerk auf Sicherungssysteme wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Rechtemanagement, um die Daten umfassend zu schützen.
ZUGFeRD als Treiber automatisierter Prozesse
Bereits heute lassen sich die Prozesse im Rechnungswesen durchgängig elektronisch und gleichzeitig rechtssicher abbilden. Ein Meilenstein auf diesem Weg ist das ZUGFeRD-Verfahren (das Kürzel steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung), das ein Standardformat für elektronische Rechnungen definiert und großes Potenzial hat, um die Digitalisierung voranzubringen. Dabei werden alle wesentlichen Informationen des Beleges als XML-Code an ein äußerlich gewöhnliches PDF-Dokument angehängt, sodass die hinterlegten Informationen automatisch und ohne Übertragungsfehler äußerst schnell in die Buchführung einfließen können. Die DATEV-Lösungen unterstützen bereits die Bearbeitung von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format, die Umsetzung in den Komponenten für die Rechnungs- und Bescheiderstellung wird derzeit pilotiert.
Ersetzendes Scannen bringt Effizienzgewinn
Einscannen – Archivieren – Wegwerfen: Wenn Buchungsbelege noch in Papierform eingehen, empfiehlt es sich, diese einzuscannen, um sie dann ebenfalls elektronisch weiterverarbeiten zu können. Weitere Effizienzgewinne ergeben sich, wenn in einem solchen System die Papier-Originale nicht mehr archiviert werden, sondern die elektronischen Kopien als vollwertiger Ersatz dienen. Über dieses sogenannte Ersetzende Scannen lässt sich die Ablage verschlanken und bares Geld sparen, da Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden. Um in der Praxis ersetzend zu scannen, müssen Verwaltungen allerdings ihre Scanprozesse sauber dokumentieren. Hilfestellung bei der Frage, wie diese Dokumentationsanforderungen erfüllt werden können, bieten DATEV und der Steuerberater.
E-Payment für Gebühren
Elektronisches Bezahlen hält auch bei öffentlichen Gebühren Einzug: Papierbasierte Bescheide lassen sich mit einem Girocode versehen, der alle Überweisungsdaten enthält. Die Bürger können diesen QR-Code per Banking-App scannen und den fälligen Zahlungsbetrag direkt per Smartphone oder Tablet vom Girokonto überweisen. Wesentlicher Vorteil dabei ist die schnelle Übernahme der Überweisungsdaten, womit Tippfehler vermieden werden. Aufseiten der Verwaltung erfolgt die Zuordnung des Zahlungseingangs automatisiert. Unterstützt wird der Girocode von Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken.
Druck von Seiten der Finanzverwaltung
Neben den positiven Rationalisierungseffekten sorgen auch neue Vorgaben von Seiten der Finanzverwaltung dafür, dass die Digitalisierung vorankommt: Die seit Jahresbeginn geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfordern Prozessanpassungen, unter anderem bei der Archivierung. So müssen etwa aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert für einen maschinellen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das betrifft kommunale Betriebe ebenso wie privatwirtschaftliche Unternehmen. Die Vorgaben beziehen sich auch auf Daten aus Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung, wie etwa für die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.