MACH AG und TRIADE: Partnerschaft für revisionssichere Schriftgut-Speicherung
Um öffentlichen Auftraggebern optimale Lösungen für die revisionssichere und rechtskonforme Schriftgut-Speicherung bieten zu können, kooperieren die MACH AG und die TRIADE InformationSystems GmbH. Als erste Kunden profitieren die Deutsche Zentrale für Tourismus e. V. (DZT) und die Stadt Geesthacht von der Partnerschaft.
Mit der zunehmenden Ablösung von Papier- zugunsten von elektronischen Dokumenten und Akten müssen sich öffentliche Verwaltungen um deren revisionssichere Speicherung und Archivierung kümmern. Dabei sind hohe Anforderungen im Umgang mit sensiblen Daten zu erfüllen – gleichzeitig sollen die Speicherung komfortabler und die z. T. komplexen Prozesse vereinfacht werden. Um ihren Kunden die bestmögliche Lösung anzubieten, kooperieren die MACH AG, Lösungspartner für den Public Sector, und die TRIADE InformationSystems GmbH, Experte für Datenspeicherung.
Durch die Anbindung der TRIADE Storage Lösung TriCCS an die MACH Software können Dokumente in ein externes Dateisystem ausgelagert werden. Dies verringert das Volumen der Datenbank und verkürzt die Zeiten für die täglichen Sicherungen. Die Dokumente stehen weiterhin für den schnellen lesenden und bearbeitenden Zugriff bereit. Nach Abschluss der Vorgänge bzw. Akten und Ablauf der so genannten Transferfrist werden die Dokumente in den Langzeitspeicher von TriCSS überführt und sind somit vor unerlaubten Änderungen oder versehentlichem Löschen geschützt. Gleichzeitig wird die Aufbewahrungsfrist der Dokumente gesetzt, nach deren Ablauf eine Löschung erst technisch ermöglicht wird.
Zum Einsatz kommt diese Lösung bei der Deutschen Zentrale für Tourismus e. V. (DZT), die das MACH ERP u. a. für den Beschaffungsworkflow, die Vergabe, den Rechnungsworkflow sowie für Projektanträge nutzt. In allen diesen Geschäftsprozessen gehen Dokumente verschiedenster Art ein oder werden erstellt und abgestimmt. Mit der Ergänzung des MACH Dokumentenmanagementsystems um den externen Speicher erfüllt das DZT nicht nur die Anforderungen an eine revisionssichere und rechtskonforme Dokumenten-Speicherung und Verwaltung, sondern vereinfacht das Handling deutlich.
Auch die Stadt Geesthacht nutzt diese Partnerschaft, um ihr System zu optimieren. Die elektronische Abbildung des kompletten Aktenplans und der Rechnungsbearbeitung erfordert ein durchdachtes Zusammenspiel zwischen dem MACH Dokumentenmanagementsystem und der Triade Storage-Lösung. Unter Einbehaltung der Transferfristen und des Schreibschutzes sind in einer ersten Übertragung knapp 40.000 Primärdokumente an den Langzeitspeicher übergeben.
Stefan Deterling, Produktmanager der MACH AG: „Viele öffentliche Verwaltungen haben noch deutliches Optimierungspotenzial beim Thema revisionssichere Schriftgut-Speicherung. In Partnerschaft mit TRIADE können wir ihnen hierfür eine hoch entwickelte Lösung anbieten, die einfach und sicher in das bestehende System zu integrieren ist.“ Dr. Burghard Nuhn, TRIADE, ergänzt: „Gemeinsam mit MACH bauen wir unsere Kompetenzen im Public Sector weiter aus. Von unserer jahrzehntelangen Spezialisierung auf die rechtskonforme Datenspeicherung und der Berücksichtigung aktueller Technologien werden Verwaltungen sehr profitieren.“