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02.04.2014 | Beschaffungspraxis

Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm organisieren im Jahr rund 13.000 Bestellungen

In der Ulmer Karlstraße 1 schlägt das Herz der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm. Zehn Mitarbeiter des Einkaufs bewegen hier mit rund 13.000 Bestellungen im Jahr ein Einkaufsvolumen von bis zu 100 Millionen Euro. Um alle Prozesse fest im Griff zu behalten, nutzen die Stadtwerke jetzt eine innovative Softwarelösung, die tagesaktuell strategische Einkaufskennzahlen liefert.

Als Serviceabteilung verantwortet der Einkauf bei den Stadtwerken Ulm/Neu-Ulm (SWU) mehr Aufgaben als in vergleichbar großen Unternehmen: Er ist zuständig für die Muttergesellschaft sowie für die Töchter "Energie", "Netze", "Verkehr" und "TeleNet".
"Bei uns gehen die Bestellungen für alles über den Tisch, was gebraucht wird: Vom Kugelschreiber über die Straßenbahn bis hin zum Blockheizkraftwerk", schildert Michael Klinck, Leiter Einkauf, Materialwirtschaft und Gebäudemanagement.

Die Daten diverser Systeme fließen zusammen
Daher stammen die relevanten Daten aus mehr als einem Dutzend verschiedener Systeme. Sie alle laufen in der neuen Softwarelösung zusammen: Im Bereich Kennzahlen ist die Simmeth System GmbH der Software-Spezialist und von Süddeutschland aus bundesweit tätig für kommunale Unternehmen, Mittelständler sowie namhafte Global Player. Der sogenannte "KPI-Monitor" errechnet tagesaktuell Kennzahlen für die operative Prozesssteuerung - KPI steht für "Key Performance Indicator" - wie z.B. die Termintreue, die Rahmenvertrags- und Reklamationsquote. So kann der Einkaufsleiter der SWU mögliche Abweichungen von den unternehmenseigenen Vorgaben frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern: "Mit Hilfe der Prozess-Kennzahlen kann ich überprüfen: Wie schnell und effektiv sind wir im Einkauf? Lösen wir die Probleme in der vorgegebenen Zeit?"

Mit Indikator die Rahmenvertragsquote gesteigert
So habe er die Rahmenvertragsquote, ein Indikator für automatisierte und kostengünstigere Bestellungen, in einem Bereich von 20 auf 40 Prozent und in einem anderen Bereich sogar um bis zu 70 Prozent steigern können.
Leuchtende Ampel-Symbole zeigen im Cockpit des KPI-Monitors eindeutig und farbig an, was gut läuft und wo Probleme bestehen. Dieses visuelle System habe man auch für die Managementberichte übernommen, so Klinck. Aus ausgewählten Reporting-Kennzahlen erstellt das System Berichte, die einen Empfängerkreis aus dem Management monatlich über die Leistung des Einkaufs informieren und damit für Transparenz im Unternehmen sorgen. Was früher extrem zeitaufwendig manuell zusammengestellt werden musste, funktioniert mit der neuen Software jetzt vollautomatisch.
"Dank des Ampel-Systems weiß der jeweilige Manager sofort, worauf er besonders achten muss. Auch hier sparen wir kostbare Zeit und damit Ressourcen, die unser Führungsteam an anderer Stelle einsetzen kann."

Aufsplittung in Prozess- und Reporting-Kennzahlen
Durch die Aufsplittung in Prozess- und Reporting-Kennzahlen können die Stadtwerke von zwei unterschiedlichen Blickpunkten auf den Einkauf schauen, wobei verlässlich dieselben Daten zu Grunde liegen. "Wir profitieren von der besonderen Flexibilität der Simmeth-Software: Sie wurde genau unseren Wünschen angepasst; wir können auch nachträgliche Anpassungen jederzeit umsetzen", so der Einkaufsleiter der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm.

Die vielschichtigen Leistungen der Stadtwerke reichen von der lokalen Energie- und Wasserversorgung über die Versorgung mit Nahverkehr bis zur Bereitstellung von Telekommunikation. Deutschlandweit repräsentieren 1.400 kommunale Unternehmen diesen wichtigen Teil der Versorgerbranche.