Iron Mountain-Studie: Papierloses Büro ist noch keine Realität
Pünktlich zum "World Paper Free Day" am 25. Oktober hat Iron Mountain, Dienstleister für Dokumentenmanagement und Datenschutz, in einer Studie festgestellt, dass das papierlose Büro für viele europäische Firmen nicht realisierbar ist. Dokumente auf Papier nehmen in Unternehmen weiterhin eine wichtige Rolle ein und werden in naher Zukunft wahrscheinlich nicht aus den Büros verschwinden.
Die Studie zeigt auch, dass für viele Unternehmen die Verwaltung von großen Papierarchiven auf ihrem Betriebsgelände problematisch ist: Durch überlastete und unorganisierte Archivsysteme sind diese Firmen verstärkt dem Risiko ausgesetzt, Daten zu verlieren oder zu beschädigen. Zudem sind sie nicht in der Lage, ihre Informationen voll nutzbar zu machen.
Im Rahmen der Studie wurden Informationsmanagement-Entscheider im rechtlichen, produzierenden, pharmazeutischen und Finanz-Sektor in Deutschland, England, Frankreich, Holland, Spanien und Ungarn befragt. Es stellte sich heraus, dass mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Unternehmen den Großteil ihrer Papierunterlagen in einem zentralen Archiv auf dem Firmengelände lagert. Oft werden Unterlagen in Kellerräumen archiviert, wodurch sensible Kundendaten und geschäftskritische Dokumente Risiken wie Überschwemmung, Schimmel oder Schäden durch Nagetiere ausgesetzt sind.
Über die Hälfte (51 Prozent) aller von Iron Mountain befragten Unternehmen gab an, dass der Großteil ihrer wichtigen Kundendaten in Papierform archiviert ist. 45 Prozent sagten, dass ihre Ressourcen hinsichtlich Speicherung und Zugang zu Speicherdaten stark ausgelastet sind: Wichtige Informationen können sie deshalb nicht schnell genug abrufen. 37 Prozent gingen sogar so weit, ihre Dokumentenarchivierung als chaotisch zu bezeichnen, mit kaum erkennbaren Strukturen; und abgelegten Dokumenten, die nie wieder auftauchen.
Besonders alarmierend ist, dass zwei Prozent der Firmen über keinerlei Strukturen für die Archivierung von Kundendaten verfügen.
Zahlreiche Unternehmen sind darüber hinaus zutiefst besorgt, dass sich das Management von papierbasierten Informationen negativ auf ihr Geschäft auswirkt. Nur 24 Prozent glauben, dass sie angemessenen Zugang zu ihren Kundendaten haben und so effektives Kundenmanagement betreiben können. 49 Prozent befürchten, wertvolle historische Dokumente zu verlieren; ein Viertel sieht sich nicht in der Lage, ein System für Dokumentenmanagement einzuführen, das Unterlagen in Papier- und in digitaler Form gleichermaßen gerecht wird.
"Das papierlose Büro mag für viele ein unrealistisches Ziel sein, eine papiereffiziente Umgebung ist aber erreichbar", glaubt Hans-Günter Börgmann von Iron Mountain Deutschland. "Firmen produzieren, kopieren und archivieren Papierdokumente - und sie werden es auch weiter tun. Unsere Untersuchung zeigt, dass bislang nur ein Prozent der europäischen Unternehmen eine papierlose Arbeitsumgebung geschaffen hat. Wir raten, bei der Digitalisierung von Papierdokumenten nichts zu überstürzen. Stattdessen sollten sich Unternehmen mit der Frage beschäftigen, wie sie ihre Informationen nutzen, und dann die Unterlagen digitalisieren, auf die sie regelmäßig zugreifen. Firmen müssen ihre Ressourcen auf die wichtigsten Dokumente bündeln: Geschäftsunterlagen, Kundendaten und Business Intelligence. Den Rest der Dokumente können Unternehmen für eine bestimmte Zeit außerhalb des Betriebsgeländes lagern - als Teil eines Corporate Information Responsibilty-Programms."
Über die Iron Mountain Deutschland GmbH
Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die für sie geeigneten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit 60 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab - von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung.
1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 643.