Veranstaltungsmanagement für Kommunen

Für die effiziente Vorbereitung, Planung, Durchführung und Verwaltung von Veranstaltungen steht Kommunen ab sofort das Modul Veranstaltungsmanagement, ein integrativer Bestandteil der KOMMSOFT®-Lösungen, zur Verfügung.

Info-Bildschirm mit Laufband aus der Veranstaltungsreservierung im LRA Heidelberg“. (Foto: r + w data)

"Kommunen und kommunale Einrichtungen benötigen eine benutzerfreundliche, integrierte Software für die Umsetzung der umfangreichen Anforderungen, die heute an ein modernes Veranstaltungsmanagement gestellt werden“, weiß Johannes Raulf, Geschäftsführer von r + w data, und erläutert: „Schon längst reichen manuell geführte Raumpläne oder Bedarfsanforderungen für das Catering nicht mehr aus. Deshalb haben wir gemeinsam mit Referenzkommunen eine Anwendung entwickelt, die ebenso praxistauglich wie funktionell ist. Das KOMMSOFT®-Veranstaltungsmanagement lässt sich mit unserem Modul Gebäudemanagement integrieren. Auf diese Weise können Kommunen das volle Potenzial der KOMMSOFT®-Lösungen ausschöpfen.“

Dank Webtechnologie deckt die KOMMSOFT®-Anwendung alle charakteristischen Arbeitsabläufe des Veranstaltungsmanagements ab: von der komfortablen Online-Anforderung durch die Mitarbeiter über die Reservierung von Konferenzräumen, Schulungsräumen und Plenarsälen sowie die Planung für IT und Hausmeister bis zur Abrechnung, Ressourcenverwaltung und Nachbereitung. Die durchgängige Prozesskette garantiert über sämtliche Arbeitsstufen hinweg eine hohe Effizienz.

Kalenderübersichten, freie Raumkapazitäten und Belegungszeiten sind stets aktuell einsehbar. Aufbau- und Abbauzeiten sowie benötigte Ausstattungen inklusive Catering lassen sich ebenfalls mühelos online planen. Der Zugriff auf die Inventarliste stellt sicher, dass Beamer oder anderes Equipment nicht doppelt vergeben werden. Auch in anderen Modulen, wie beispielsweise im Verleihmanagement wird dieses Inventargut als verleihen gekennzeichnet. Desgleichen sind Dauerreservierungen über einen längeren Zeitraum möglich. Auch die Abrechnungen in Form von Einzel- oder Pauschalabrechnungen werden systemseitig unterstützt. Die anfordernden Stellen können wählen zwischen interner Verrechnung oder Faktura.

Das Softwareunternehmen r + w data mit Hauptsitz in Krefeld gehört seit über 27 Jahren zu den führenden Entwicklern von Softwarelösungen für den kommunalen Bereich und betreut zirka 600 Städte, Gemeinden und Kreise. Nach Angaben von Johannes Raulf setzen bereits 20 Kommunen das KOMMSOFT®-Veranstaltungsmanagement erfolgreich ein. „Die sehr guten Erfahrungen zeigen, dass wir den Roll-out der Lösung starten können“, so der Geschäftsführer von r + w data. Zu den Pilotanwendern des Veranstaltungsmanagement gehören das Landratsamt Heidelberg und der Bodenseekreis mit Sitz in Friedrichshafen.