Prozessautomation bringt Ordnung in die kommunale IT-Verwaltung

Ressourcen sparen und Effizienz steigern dank optimierter Workflows Effizienzsteigerungen durch weniger Ausfälle, schnelleren Zugriff und bessere Bedienbarkeit – Prozessautomation ist in Zeiten immer komplexer werdender IT-Landschaften zu einem unerlässlichen Thema geworden.

Dennoch spielt sie bei vielen Unternehmen und Kommunen bisher keine große Rolle. Wie Umfragen zeigen, haben viele CIOs bisher keine oder nur durchwachsene Erfahrungen mit Workflow-Automation gemacht.

Es gibt viele Gründe, warum IT-Prozesse in kommunalen Einrichtungen vorwiegend immer noch manuell statt automatisch erfolgen: Zum Beispiel befürchten viele Kommunen, dass Automationsziele zu aufwendigen Projekten führen. Weitere Hemmschwellen sind fehlende finanzielle Mittel sowie der Fokus auf andere Maßnahmenplanungen. Zudem herrscht oft auch nur eine geringe Kenntnis von geeigneten Lösungen. Dennoch liegt es auf der Hand, dass mit einer Reduzierung der manuellen Vorgänge in der Prozesssteuerung Kosten gespart werden können. Diese Einsparungen werden von IT-Managern auf bis zu 40 Prozent geschätzt, liegen vermutlich aber noch deutlich höher, da nicht nur der manuelle Aufwand, sondern gleichzeitig auch die Fehlerquote reduziert wird.

Ein Beispiel macht den Nutzen der Automation deutlich: Monatsabschlüsse werden automatisch gestartet und können während des Ablaufs in Echtzeit überwacht werden. Dabei werden Ressourcen sowohl im Netz als auch auf dem Server dynamisch zugeordnet, so dass eine Parallelisierung von Abläufen möglich wird. Das hiermit erlangte hohe Maß an Revisionssicherheit und das Einhalten von Compliance-Regeln ist nur durch standardisierte Prozesse erreichbar. Im Gegensatz zu manuellen Abläufen ist hier die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert und die Dokumentation läuft automatisch ab.

Besonders Organisationen aus Nord- und Südamerika stehen Innovationen und Automatisierung offen gegenüber, für Anbieter von Automationslösungen finden sich hier die größten Wachstumsmärkte. Neben dem fehlenden Bewusstsein für die Vorteile der Automatisierung kann die Zurückhaltung deutscher Unternehmen ein Stück weit auch mit der Mentalität begründet werden: Hierzulande sind IT-Abläufe nur selten standardisiert, sie werden nicht ganzheitlich, sondern immer noch einzeln als unabhängige Prozesse betrachtet. Zudem herrscht aus organisatorischer Sicht ein starkes Bereichsdenken. Der Abstimmungsbedarf ist dadurch oft zu groß, um die einzelnen IT-Verantwortlichen oder Abteilungen für ein Automatisierungsprojekt zusammenzubringen.

Mit Automatisierung fit für die Zukunft
Weitermachen wie bisher ist dennoch keine Lösung. IT-Landschaften werden immer komplexer, ebenso wie die Verwaltung, auch aus personeller Sicht. Da sich mit Automation Ressourcen sparen lassen, werden sich Kommunen dem Thema in Zukunft kaum entziehen können. Für viele bedeutet das signifikante Veränderungen in der Organisation und den Abläufen.
Auch die großen Anbieter rüsten sich für den Automationstrend: Hewlett-Packard übernahm den Automatisierungsanbieter Opsware, BMC kaufte RealOps und BladeLogic. Dabei versprechen große Namen nicht immer die besten Lösungen, und die Liste der Anbieter ist lang. So lässt bereits die Suche nach dem passenden Tool das gesamte Projekt Prozessautomatisierung aufwendig werden.
Es gibt aber auch Anbieter, die gerade durch ihre eigene schlanke Struktur eine persönliche und individuelle Betreuung während der Reorganisation garantieren können. Viele der Workflow-Lösungen stellen die IT-Systeme und Managementkonsolen in den Vordergrund und arbeiten somit aus Sicht der Administration. Im Mittelpunkt sollte aber vielmehr der Anwender mit seinen alltäglichen Aufgaben stehen. Damit sowohl IT-Mitarbeiter als auch Anwender sich auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren können, müssen sie von Routineabläufen befreit werden.

Rainer Mann von der systego GmbH beschreibt das dreistufige Konzept des Anbieters: „An erster Stelle steht die Modellierung der IT-Prozesse, hier ist vor allem umfangreiches IT-Know-how erforderlich. Die zweite Stufe umfasst die Bereitstellung der modellierten Prozesse. Die dritte Stufe stellt schließlich das Ausführen der modellierten Prozesse dar.“

Dieses Konzept ist für alle IT-Prozesse einsetzbar, unabhängig von der Organisationsgröße. Durch kurze Projektzyklen ist der Erfolg schnell sichtbar und Kernanforderungen wie Sicherheit, die Dokumentation der Prozesse sowie deren revisionssichere Ablage werden erfüllt.

Mehr Effizienz durch stabile Abläufe
Manuelle Vorgänge zeichnen sich dadurch aus, dass sie fehleranfällig, schlecht dokumentiert und kaum nachvollziehbar sind. Die automatische Dokumentation und Protokollierung der Prozesse bilden also die Kernaufgaben der Automation. Aber auch die einfachere und schnellere Steuerbarkeit der IT-Abläufe birgt Vorteile. Dadurch geht weniger Zeit für Routinearbeiten verloren und es bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben. Weniger Systemausfälle führen außerdem zu einer signifikanten Effizienzsteigerung bei den Anwendern.

„Insgesamt wird durch die mit der Automatisierung einhergehenden Standardisierung der Prozesse die Qualität und die Stabilität der Abläufe optimiert“, sagt Rainer Mann von systego. „Das erhöht die Prozessgeschwindigkeit und steigert gleichzeitig die Zufriedenheit sowohl der IT-Mitarbeiter als auch der Anwender.“

Die optimale Automationslösung kann stetig individuell an die sich verändernden Anforderungen einer Organisation angepasst werden – nur so übertreffen die Einsparungen die Kosten für Einführung, Wartung und Pflege des Systems. Mit den kommunalen Strukturen befindet sich auch die IT in einem rasanten Wandel: Nahezu täglich kommen neue Aufgaben hinzu, die von Personal und Infrastruktur bewältigt werden müssen. Diese steigende Komplexität kann nur durch Standardisierung und Automatisierung beherrschbar bleiben. Kommunen werden in Zukunft nicht darum herumkommen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Um nicht irgendwann im Schatten zu stehen können kommunale IT-Strategen die Prozessautomation als Zukunftsthema nicht länger ignorieren.

Weitere Informationen: www.systego.de