Mit eigener Sparte „Öffentlicher Sektor“ wird Konica Minolta den besonderen Anforderungen öffentlicher Auftraggeber gerecht

Zu Beginn dieses Geschäftsjahres hat Konica Minolta Deutschland ihre Direktvertriebsorganisation komplett umgestellt. Das beinhaltete auch die Neugründung einer eigenen Sparte für den „Öffentlichen Sektor“.

Ziel ist die Bündelung der Kernkompetenzen, um gezielt die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber wie Behörden, Institutionen oder Bildungseinrichtungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene sowie der Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts bedienen zu können.

Mit verschiedenen Softwareapplikationen in Verbindung mit den Drucksystemen soll zudem die Wirtschaftlichkeit im Bereich Outputmanagement erhöht werden.

Deutschlandweit stehen 14 Account Manager eigens für den öffentlichen Sektor zur Verfügung. Sie sind besonders mit den Strukturen in Verwaltungen vertraut und kennen die dort gestellten Anforderungen.
„Deren bundesweite Aufstellung garantiert zudem eine hohe räumliche Kundennähe. Die Herausforderung besteht darin, kurze Wege in der Kommunikation bereitzustellen“, unterstreicht Christian Rittmöller, Manager Öffentlicher Sektor bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland.

Die Account Manager werden außerdem durch das Tender Office unterstützt, welches wiederum auf dem Gebiet des Vergaberechts spezialisiert ist. Hinzu kommt die ebenfalls zum neuen Geschäftsjahr gegründete Unternehmenseinheit „Project & Solution Business“. Sie setzt sich aus Projektmanagern, Experten für Beratungsleistungen und Softwarelösungen sowie Analysten zusammen, leistet bereichsübergreifende Projektunterstützung und stellt Standards wie beispielsweise durch das nach PRINCE2 etablierte Projektmanagement-Tool PR²OMPT sicher.

Authentifizierung am Drucksystem: Kostentransparenz und vertraulicher Druck

„Der Druck im öffentlichen Sektor, wirtschaftlich zu arbeiten, ist wie in der Privatwirtschaft groß“, so Rittmöller. „Entsprechend bietet Konica Minolta einige Softwarelösungen, die für ein wirtschaftliches Druck- und Kopierverhalten sorgen.“

Beispielsweise lassen sich individuelle Limitierungen in Bezug auf Volumen, Farbdruck, Duplexdruck oder Papiergröße für die einzelnen Mitarbeiter festlegen. Um die hier entstehenden Kosten kontrollieren, Kostentransparenz in der gesamten Verwaltung erhalten und somit auch Haushaltsplanungen vornehmen zu können, ist es sinnvoll, die Ausgabe der Dokumente erst nach der Authentifizierung des Mitarbeiters am Drucksystem zu gestatten. Dies kann mittels Mitarbeiterausweis oder PIN-/Passwortabfrage erfolgen. Das hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Ausdrucke vor ungewollten Blicken geschützt sind: ob vor dem Bürger bei Ämtern oder Behörden, wenn die Ausgabesysteme im öffentlichen Bereich platziert sind, oder vor anderen Mitarbeitern.

„Inzwischen beinhaltet jede vierte Ausschreibung das Anforderungskriterium Authentifizierung“, bestätigt Rittmöller.

Follow-me-Print: Druckaufträge folgen dem Mitarbeiter
Mit der Follow-me-Print-Funktion ergibt sich darüber hinaus auch der Nutzen, dass der Druckauftrag im wahrsten Sinne des Wortes dem Mitarbeiter folgt. Das heißt, er sendet diesen von seinem Arbeitsplatz, unabhängig vom Drucksystem, und druckt an einem beliebigen System seiner Wahl. Das verschafft ihm zudem Zeitersparnisse, wenn ein System gerade durch den Druck umfangreicher Dokumente von einem anderen Mitarbeiter ausgelastet ist.
Für Bildungseinrichtungen bietet Konica Minolta zudem Lösungen, bei denen Schüler oder Studenten ihre Guthabenkarten an Aufladestationen mit Bargeld aufstocken können. Für größere Institutionen ist YSoft SafeQ, für kleinere die PageScope Enterprise Suite von Konica Minolta die passende Lösung.

Hausdruckerei: Dokumente kostengünstig im eigenen Hause produzieren Hausdruckereien bieten den Vorteil, dass Materialien kostengünstig im eigenen Haus erstellt werden können. Dank entsprechender Softwarelösungen senden Mitarbeiter ihre Druckaufträge über das Intranet bequem vom Arbeitsplatz aus in die Hausdruckerei – so zum Beispiel auch beim Kommunalverband für Jugend und Soziales Baden-Württemberg (KVJS) in Stuttgart. Einen Großteil dessen Arbeit stellen beratende und koordinierende Aufgaben in der Jugend- und Behindertenhilfe dar. Haushaltspläne, Sitzungsprotokolle, Fortbildungsmaterialien, Visitenkarten oder Flyer werden dank Endverarbeitungsoptionen kostengünstig auf einem Schwarzweiß- und einem Farb-Produktionssystem erstellt.

„Als Kommunalverband müssen wir natürlich bei all unseren Anschaffungen vornehmlich auf die Kosten schauen. Die hervorragende Wirtschaftlichkeit war daher ein wichtiger Grund dafür, dass wir uns für die Systeme von Konica Minolta entschieden haben“, so Referatsleiter Organisation Stephan Grodszinski.

Zudem musste der KVJS vor der Installation der Lösung Printgroove JT Man verschiedene Vorlagen der einzelnen Mitarbeiter kopieren und per Hand zu einem Dokument zusammenfügen. In Aktenschränken lagerten deshalb Tausende von Dokumentenvorlagen. Inzwischen hat der KVJS eine immense Zeitersparnis bei der Erstellung von Druckerzeugnissen aus unterschiedlichen Quellen erzielt.

Konica Minolta auf Messen und Veranstaltungen 2011 für den öffentlichen Sektor
„Auch 2011 werden wir auf verschiedenen Messen und Veranstaltungen im öffentlichen Sektor wie beispielsweise der KomCom Süd in Karlsruhe im Mai oder der 7. Fachtagung IT-Beschaffung in Berlin im September vertreten sein“, so Rittmöller.
Hier können sich Unternehmen der öffentlichen Hand dann gezielt zur bestimmten Themen wie Accounting, Dokumentenworkflows und Prozessoptimierung informieren.

Weitere Informationen erhalten Sie unter: http://www.konicaminolta.de/business