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21.02.2011 | Digitalisierung, Dokumenten-Management

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Mehr Effizienz durch Outsourcing von Scan-Aufgaben

Schluss mit dem Verzetteln: Das „papierlose Büro“ ist kein romantisches Szenario, das nur Umweltschützer begeistert. In einem Alltag von mobiler Arbeit via Internet, internationaler Kooperation und durch Informationstechnologie beschleunigten Prozessen fallen Tag für Tag enorme Mengen von Dokumenten an. Diese müssen nach strikten Prinzipien geordnet sein, um die Übersicht – auch für Kolleginnen und Kollegen – zu bewahren. Außerdem müssen sie schnell zugänglich sein, um den Workflow nicht zu unterbrechen; und das nicht nur im eigenen und dem benachbarten Büro, sondern im Idealfall dezentral weltweit, stationär oder mobil. Ein derartiger Zugriff auf Informationen ist mit Belegen auf Papier nicht möglich. Seien diese auch noch so geordnet abgelegt und noch so schnell per Kurier verschickt. Die Daten werden in digitaler Form benötigt.

Papier zu archivieren, beansprucht räumliche Kapazitäten. Dabei ist Raum besonders in Großstädten sehr teuer, sodass er nicht vergeudet werden sollte, um Dokumente aufzubewahren. Liegen die gleichen Daten digital vor, ist der Raumbedarf minimal – Festplatten von einem Terrabyte sind kleiner als ein Taschenbuch. Eine wesentliche Vereinfachung durch die digitale Aufbereitung aller Dokumente liegt in der Möglichkeit, Arbeitsprozesse, wie zum Beispiel die Buchhaltung, aus dem eigenen Unternehmen auszulagern. Herkömmlich geschieht dies, indem alle Belege gesammelt, vorbearbeitet und dann an den externen Dienstleister übergeben werden. Möglicherweise müssen die Dokumente vorher noch durch mehrere Abteilungen zirkulieren, um entsprechende Freigaben und Vermerke einzufügen. Dabei werden im eigenen Betrieb Kopien aller Belege angefertigt. Und nach der Bearbeitung durch den externen Dienstleister werden die Dokumente generell für die Archivierung zurückgegeben. Das alles kostet Zeit und Geld. Liegen die entsprechenden Dokumente und Belege in digitaler Form vor, können sie sekundenschnell an alle relevanten Personen übermittelt werden. Freigaben und Vermerke können für alle sichtbar ins EDV-System eingegeben werden und auch digitale Archivierung ist kein Problem. Egal wie groß das Unternehmen ist, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die gewonnene Zeit nutzen, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. So wird Produktivität gesteigert.

Das Scannen der Dokumente outsourcen

Für alle Dokumente, die ohnehin schon in digitaler Form vorliegen, ist das papierlose Management keine Herausforderung. Doch durch Geschäfte mit Unternehmen, die ausschließlich auf Papier arbeiten und durch rechtliche Vorschriften bezüglich Rechnungen und kaufmännischer Dokumentation kommen trotz aller Bemühungen zahlreiche Dokumente auf Papier zusammen. Diese werden von Dienstleistern im Dokumenten-Management, wie der mdn Hübner GmbH, digitalisiert. Tagesaktuell werden alle Dokumente an den Dienstleister übergeben und sind in kürzester Zeit online oder per Datenträger verfügbar. Über das bloße Scannen hinaus können die Daten als Volltext aufbereitet werden. Durch automatische Zeichenerkennung (OCR) werden die Bilddaten nach dem Scannen zu maschinenlesbaren Daten konvertiert. Buchungsrelevante Informationen können so automatisch ausgelesen und anschließend in Systeme wie SAP integriert werden. Die Rechnungseingangsverbuchung erfolgt somit automatisch: Details wie Lieferadresse, Buchungszahlen oder andere Daten werden elektronisch geliefert und müssen nicht zeitaufwendig vom Kunden manuell eingegeben werden. Bei mdn Hübner werden die Belege über Buchungsdatenbanken referenziert und abgeglichen, um die Vollständigkeit zu gewährleisten. So werden fehlerfreie Ergebnisse und hohe Datenqualität garantiert.

mdn bietet ein Rundum-sorglos-Paket: Die Dokumente werden abgeholt, verarbeitet, die Daten erfasst und alle Papierunterlagen anschließend datenschutzgerecht entsorgt. Viele der mdn-Kunden nutzen inzwischen den Service der Entsorgung, da die Aufbewahrung der digitalen Daten allen Revisionsverpflichtungen genügt. Auch Altbestände können auf diese Weise in die handliche digitale Form gebracht werden. Das ist besonders für technische Dokumentation interessant und beinhaltet eine strategische Komponente. Techniker kommen viel schneller an die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Früher mussten sie ins Archiv gehen, die richtigen Ordner heraussuchen, die benötigten Pläne kopieren und damit auf die Baustelle gehen. Dort war kein Zugriff auf eventuell weitere wichtige Daten möglich. In digitaler Form ist die komplette Dokumentation von Anlagen und Maschinen leicht per Notebook verfügbar – über Webfreigaben ist dies sogar gewährleistet, wenn alle Daten zentral gespeichert werden. Für das aktuelle Thema Cloud Computing ist die umfassende Digitalisierung des Unternehmenswissens eine sinnvolle Ergänzung.

Ganz gleich welcher Inhalt – Zeichnungen, Text oder Tabellen

Von der Ordnung und Schnelligkeit im Zugriff profitiert auch das Patentwesen. Digitale Patentakten können nutzerfreundlich durchsucht werden, um in neuen Entwicklungen auf bestehendem Wissen aufzubauen. Sind diese Akten durch den OCR-Prozess als Volltext verfügbar, können Mitarbeiter auch nach Details in den Inhalten suchen, die bei einer herkömmlichen Indexierung der Ordner niemals berücksichtigt würden. Eine Spezialität des Dienstleisters mdn Hübner ist die Digitalisierung von Dokumentationen, die aus unterschiedlichen Vorlagen bestehen. Häufig wechseln sich Texte und technische Zeichnungen ab. Es ist eine besondere technische Herausforderung, die Reihenfolge von Text und Plänen im elektronischen Dokument einzuhalten. Mit über 45 Jahren Erfahrung im Dokumenten-Management, davon fast 30 im Scannen von Text und Zeichnungen, garantiert mdn Hübner die originalgetreue Digitalisierung der Dokumentationen. Für gemischte Dokumente wurde ein hochoptimierter Prozess entwickelt, der u. a. auch Colorzeichnungen verarbeiten kann.

Den Scan-Prozess aus dem eigenen Unternehmen auszulagern ist sinnvoll. Die Anschaffungskosten für ein leistungsfähiges System würden sich für ein einzelnes Unternehmen kaum amortisieren, außerdem müssten personelle Kapazitäten für Aufgaben geschaffen werden, die fernab der eigentlichen Geschäftsschwerpunkte liegen. Einen Dienstleister zu beauftragen, lohnt sich im Schnitt ab 100 Blatt pro täglicher oder wöchentlicher Lieferung. Das Familienunternehmen mdn Hübner legt großen Wert auf ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, das auch die rentable Verarbeitung kleinerer Datenmengen ermöglicht. Alle Kunden erhalten einen individuellen Ansprechpartner und haben so die absolute Sicherheit, dass im Problemfall auch Dokumente sofort wieder zurückgebracht werden können. Besondere Anforderungen der Kunden, was Software-Schnittstellen oder Indexierungen bzw. die Sortierung mit Barcodes angeht, werden von mdn passgenau umgesetzt. Durch die Arbeit an zwei unterschiedlichen Standorten sorgt mdn für Ausfallsicherheit.

Globale Akteure nutzen digitale Dokumente

Open Text, ein international agierender Software-Anbieter und Marktführer im Bereich Enterprise Content Management (ECM), nutzt die Dienstleistung von mdn Hübner zur Digitalisierung von unterschiedlichen Dokumenten aus seinen europäischen Standorten. Diese werden von mdn gescannt und komfortabel per Webfolder bereitgestellt. So sind alle wichtigen Informationen nicht nur im lokalen Umfeld, sondern weltweit auch im Hauptquartier im kanadischen Ontario verfügbar. Durch die Digitalisierung von Dokumenten konnten diverse interne Prozesse optimiert und beschleunigt werden. .„Mit mdn haben wir einen Partner, der unter Berücksichtigung unserer Prozesse und der Art von Dokumenten die zeitnahe Bereitstellung digitalisierter Dokumente gewährleistet. So erzielen wir durch das Outsourcing der Dienstleistung für Scannen in Europa einen sehr hohen Produktivitätsgewinn“, erläutert Stefan Buhmann, Director Procurement EMEA & APAC, Open Text Corporation.

Die Europazentrale von Open Text suchte gezielt nach einem Scan-Service, der für ein vergleichsweise kleines Volumen geeignet ist und dabei gleichzeitig spezielle Anforderungen erfüllt. Schließlich setzte sich die mdn Hübner GmbH mit ihrem Serviceportfolio und dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis durch. Ein entscheidendes Argument pro mdn Hübner war, dass die spezielle, von Open Text vordefinierte Indexierung abgebildet werden konnte und der Anbieter einen schnellen Service bietet. Ein weiterer Vorteil ist, dass jederzeit neue Ländergesellschaften der schnell wachsenden Unternehmensgruppe in den bestehenden Scanprozess von mdn integriert werden können. „mdn zeigte sich sehr flexibel, Prozesse im Sinne der Open Text abzubilden, und zwar auch für kleinere Volumeneinheiten. Demgegenüber waren viele Anbieter ausschließlich auf höhere Volumen spezialisiert und konnten sich auf unsere Anforderungen nicht einstellen“, berichtet Stefan Buhmann. Als zusätzlicher Pluspunkt wird bei Open Text auch die Standortnähe sowie das Bestehen zweier unabhängiger Verarbeitungsstandorte zwecks Sicherstellung der Verfügbarkeit der Scan-Dienstleistung geschätzt.

Innovativ für Innovationen – Arbeit mit der digitalen Produkthistorie

Die Regensburger Maschinenfabrik Reinhausen hat über 100.000 Geräte im Markt. Produziert werden u. a. Regeltechnik für Transformatoren sowie wegweisende Geräte zur Messung, Steuerung und Überwachung. Geräte-Lebenszyklen von 50 Jahren sind dabei nicht selten, die Produkthistorie ist entsprechend umfangreich. Im Jahr 2004 beauftragte Reinhausen die Firma mdn Hübner mit der Digitalisierung der Bestandsdaten, um über SAP den Zugriff auf alle bislang nur in Papierform vorliegende Bauzeichnungen, Servicedokumentationen oder Bestellungen zu realisieren. Ausschlaggebend für die Wahl des Scan-Dienstleisters war für die Maschinenfabrik Reinhausen vor allem die Organisation der Prozesse beim Anbieter: „Wir haben uns für mdn Hübner entschieden, da uns hier das nötige Maß an Kontrolle, Sicherheit und Automatisierung bei einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis geboten wurde“, erklärt Franz Moser, Leiter der Bereichs Organisation und IT. Alle Veränderungen an Produkten dokumentiert Reinhausen in einer Produkthistorie in Form von Belegen, technischen Unterlagen und der Kommunikation mit dem Kunden dokumentiert. „Auf diese Weise können wir auch nach Jahrzehnten noch die passenden Ersatzteile liefern“, erklärt Franz Moser stolz, „oder ein Teil extra anfertigen – eben nach den Originalzeichnungen in unserem Archiv.“

In sechs Monaten wurden ca. 12.000 Ordnern technische Dokumentation digitalisiert. Die einzelnen Produktordner wiesen im Schnitt 400 zu scannende Blätter mit Schriftgut und Zeichnungen auf. Die logische Reihenfolge, die Zuordnung von Plänen zum Text in einem PDF jedes Ordners wurde beibehalten. Nach dem abgeschlossenen Scann aktuell anfallende Serviceberichte werden über intern entwickelte Tools in die bereits vorhandenen PDF-Dateien eingefügt.

Für einen neuen Kunden digitalisiert mdn derzeit einen Datenbestand von 20.000 Ordnern.

Weitere Informationen erhalten Sie hier:

mdn Hübner GmbH

Bernhardstraße 5
90431 Nürnberg

Tel.: +49 (0)911/93909-0
Fax: +49 (0)911/93909-49

Email:
Web: http://www.mdn.de