Landratsämter setzen auf flächendeckenden Einsatz von REGISAFE

Neben den Landratsämtern Rhein-Neckar-Kreis, Karlsruhe, Rastatt und Freudenstadt hat sich auch die Kreisverwaltung Neu-Ulm für die verwaltungsweite Einführung des Dokumentenmanagement-Systems REGISAFE public entschieden.

(Foto: Hans Held GmbH Büroorganisation)

Beim Landratsamt Esslingen gelang die erfolgreiche und kosteneffiziente Migration von über 1 Millionen Dokumente des Bereichs ‚KFZ-Zulassung’. Die Installation beim Landratsamt Karlsruhe wird innerhalb von nur 10 Monaten verwaltungsweit ausgebaut. Bis Ende 2010 nutzen dann rund 1.700 Mitarbeiter REGISAFE, um sämtliches Schriftgut elektronisch zu verwalten und zu archivieren. Das Landratsrat Karlsruhe ist das größte DMS-Projekt Deutschlands auf Kreisebene.

"Mit den neu gewonnen Projekten unterstreichen wir unsere Marktführerschaft in der öffentlichen Verwaltung. Mittlerweile ist REGISAFE bei mehr als 2.000 kommunalen Einrichtungen erste Wahl, wenn es um ein modernes Informationsmanagement geht", erklärt Oliver Jungbauer, Geschäftsführender Gesellschafter der HELD Beratungs GmbH, die sich in der HELD Unternehmensgruppe um die Einführung von REGISAFE public bei Groß- und Spezialkunden kümmert.

Neu-Ulm ist das erste Landratsamt in Bayern, das in den nächsten 1 ½ Jahren den flächendeckenden Einsatz einer DMS-Lösung realisieren wird. Bis Ende 2011 installiert HELD rund 300 Lizenzen von REGISAFE public und schult alle Mitarbeiter des Landratsamts. Die Anwendungsgebiete umfassen neben der kompletten Schriftgutverwaltung auch die Kassen- und Kfz-Archivierung sowie die Umsetzung des Ratsinformationssystems.

Bei der durchgängigen Implementierung von REGISAFE im Landratsamt Esslingen meisterte HELD erfolgreich die Integration der bisher in einem anderen Archivierungssystem abgelegten Kfz- Zulassungakten. Mit Hilfe eines von HELD entwickelten Migrationsprogramms konnten über 1 Million Dokumente in mehr als 780.000 Zulassungsakten übernommen werden. Das besondere an der Migration war, dass der Datenbestand um 1/3 veraltete Dokumente bereinigt werden konnte. Das Landratsamt Karlsruhe arbeitet mit REGISAFE public bereits seit 2006 im Bereich der Kfz-Zulassungsstelle.

In knapp 10 Monaten, lautete die Vorgabe des Landrats, muss REGISAFE verwaltungsweit an allen PC-Arbeitsplätzen beim Landkreis eingeführt werden. Eingesetzt werden umfangreiche Funktionalitäten - von der Aktenplan-, Schriftgut- und Adressverwaltung über die Einbindung in verschiedenste Fachverfahren (SAP, CMS, DVV.Verfahren, Lotus Notes) bis hin zum elektronischen Archiv-System. Neben der public-Version gibt es REGISAFE auch in einer economie- Variante, die auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist.