Die elektronische Akte hält Einzug bei der BA

Bundesagentur für Arbeit vergibt Auftrag an IBM / Schnellere Bearbeitungszeiten zum Vorteil der Antragsteller

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) an IBM vergeben. Ziel des mehrstufigen, zunächst auf zwei Jahre angelegten Projekts ist die unternehmensweite Ablage, Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Dokumente und Akten. Mit der einheitlichen Dokumenten-Management-Systemlösung lassen sich die Laufzeiten einzelner Vorgänge und Anträge erheblich reduzieren und eine insgesamt höhere Transparenz sicherstellen.

Eingesetzt wird die Enterprise Content Management Plattform FileNet P8 von IBM, wobei eine für die BA maßgeschneiderte Bedienoberfläche gesondert entwickelt wird. Das Projekt ist Teil der E-Government Strategie der BA, die damit ihre Leistungsfähigkeit weiter verbessern will. Der Vertrag wurde im März 2009 unterzeichnet.

Aktenberge, die mit großem Aufwand hin und her transportiert werden müssen, bestimmen auch in der Bundesagentur für Arbeit noch immer den Arbeitsalltag. Dies wird sich mit Einführung der eAkte komplett verändern. In den nächsten Jahren werden durch eine unternehmensweit einheitliche Dokumenten-Management-Systemlösung die Papierberge nach und nach in allen Arbeitsagenturen verschwinden. Ziel ist die transparente und mandantenfähige Ablage, Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Dokumente und Akten.
"Mit der eAkte wollen wir mehrere Ziele gleichzeitig erreichen: Unsere Bearbeitungszeiten zum Vorteil unserer Kunden maßgeblich senken, die Transparenz im Gesamtsystem erhöhen und die BA noch leistungsfähiger machen", sagt Rainer Wrobel, Projektleiter, von der Bundesagentur für Arbeit.

Anders als bisher bei der Bearbeitung von Papierakten möglich, erlaubt die eAkte den sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten und verbessert damit maßgeblich die Auskunftsfähigkeit in den Arbeitsagenturen. Laufwege und Aktensuche gehören dadurch der Vergangenheit an. Grundlage hierfür ist die Enterprise Content Management Plattform FileNet8 von IBM, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und zur Steuerung von Abläufen. Sie bietet einheitliche und standardisierte Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen und liefert damit die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumenten-Management und die -bearbeitung.

IBM entwickelt darüber hinaus eine für die Bundesagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche. "IBM ist als langjähriger Partner der Bundesanstalt für Arbeit sowohl für die Konzeption und Erstellung, als auch für den Roll-out des Projekts verantwortlich", sagt Axel Bindewalt, Leiter Social Security bei IBM Global Business Services.
"Schon im Lauf des Jahres 2010 werden die ersten Arbeitsagenturen mit dem neuen System arbeiten können".
Insgesamt werden nach dem kompletten Roll-out, der voraussichtlich im Jahr 2012 abgeschlossen sein wird, etwa 50 000 Nutzer auf die Plattform Zugriff haben. Der Vertrag mit IBM wurde im März 2009 unterzeichnet.