Immer mehr Kommunen setzen beim Liegenschafts- und Gebäudemanagement auf INFOMA®

Mit 20 Neukunden im vergangenen Jahr stellt die Ulmer INFOMA® Software Consulting GmbH die bedarfsgerechte Leistungsfähigkeit des Bausteins Liegenschafts- und Gebäudemanagement von newsystem® kommunal weiter unter Beweis. Insgesamt managen über 50 Kommunal- und Kreisverwaltungen zwischen 3.500 und 160.000 Einwohnern - darunter kleine Gemeinden, Landratsämter und Großstädte - diesen Bereich mit dem Baustein aus der INFOMA®- Produktpalette.

Sie alle haben sich für ein integriertes, absolut durchgängiges Standardverfahren entschieden, das sich mit seinen zusätzlichen Modulen gezielt auf die individuellen Gegebenheiten der Kommune anpassen lässt. So realisieren mit Remscheid und Darmstadt beispielsweise zwei Städte mit weit mehr als 100.000 Einwohnern den Bereich Liegenschafts- und Gebäudemanagement erfolgreich mit INFOMA®.

Im kommunalen Haushalt erweisen sich die mit dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement verbundenen Gesamtkosten in der Regel als zweitgrößter Kostenblock. Um hier Optimierungen zu erreichen, müssen in den Verwaltungen sowohl Kostentransparenz erzielt als auch Arbeitsabläufe neu gestaltet werden. INFOMA® stellt mit dem modular aufgebauten Baustein Liegenschafts- und Gebäudemanagement von newsystem® kommunal ein Verfahren zur Verfügung, das in der Doppik wie in der Kameralistik beide Schritte realisiert.
Sämtliche Module - darunter Instandhaltung, Energiemanagement, Miet- und Nebenkostenabrechnung, Reinigungsmanagement, Gebäudewertermittlung, Schadstoffmanagement, Schlüsselmanagement, Liegenschaftskataster und Erbbaurecht - sind vollständig in newsystem® kommunal integriert.

Die seinerzeitige Entscheidung von INFOMA®, einen integrierten Baustein zu entwickeln, basiert auf den Erfahrungen aus ersten Projekten mit einer über Schnittstelle angebundenen Lösung. Hier zeigte sich schnell, dass die Vielzahl der Daten und Informationen, die über eine Schnittstelle transferiert werden mussten, ein Problem darstellt. Weitere und schwerwiegendere Folgen waren die Daten- und Funktionsdubletten in den zwei Verfahren. Der Grund: Zahlreiche doppische Rechnungswesen- und Liegenschafts- und Gebäudemanagement-Verfahren haben zum Beispiel eine Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Budgetierung, Budgetüberwachung und ein Beschaffungswesen.
Die sich daraus ergebenden Fragen lauteten also: Welches sind die führenden Funktionen - aus dem Rechnungswesen oder aus dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement? Wer übernimmt und kontrolliert den Abgleich der funktionalen Dubletten? etc.
Mit dem integrierten INFOMA®-Baustein gibt es diese Funktionen und stets aktuell gebuchte Daten nur einmal im System. Beide Bereiche greifen darauf zu. Der Anwender erhält so Vorteile, die ein über Schnittstellen angebundenes Fremdverfahren nicht bieten kann.

Dass die vielfältigen Leistungsmerkmale des Bausteins exakt die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender erfüllen, ist auch Ergebnis der sogenannten INFOMA®-Entwicklungscamps. Gemeinsam mit kommunalen Partnern, wie unter anderem der Stadt Remscheid, werden hier Aufbau und Funktionalitäten des Verfahrens regelmäßig diskutiert und analysiert. Die Praxiserfahrungen und Anregungen aus diesem Kreis sind Grundlage für weitere Optimierungen und Entwicklungen, die den Anwenderkommunen eine langfristig planbare und funktional erweiterte, einfachere und effizientere Verwaltung von Liegenschaften und Gebäuden ermöglicht.

Beispiel Stadt Remscheid
Seit 01.01.2008 flächendeckend mit newsystem® kommunal in der Doppik, setzt auch die Abteilung Gebäudemanagement der Stadt Remscheid (NRW, 118.000 Einwohner) für die Verwaltung ihrer rund 350 Objekte auf den Baustein Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Ausschlaggebend für die Ablösung des schnittstellenabhängigen und damit problembehafteten Vorverfahrens war die vollständige Integration der INFOMA®-Lösung in das Finanzwesen. Im Einsatz sind die Module Basis als Grundlage für den Aufbau eines ganzheitlichen Liegenschafts- und Gebäudemanagements, ergänzt um das Modul Instandhaltung inklusive Maßnahmen-, Meldungs- und Bestellwesen, mit dem auch die investiven Maßnahmen abgewickelt werden.
Zu Beginn des Jahres 2009 ist das Modul Energiemanagement mit der Verbrauchserfassung in den praktischen Einsatz gegangen. Im weiteren Jahresverlauf werden die Module Miet- und Nebenkostenabrechnung sowie Schadstoffmanagement eingeführt.

Beispiel Stadt Darmstadt
Mit dem harten Umstieg auf die Doppik zum 01.01.2008 gründete die Stadt Darmstadt (Hessen, 140.000 Einwohner) den Eigenbetrieb Immobilienmanagement Darmstadt. Seit vielen Jahren bereits Anwender der kameralistischen Buchungssystematik von newsystem® kommunal, entschieden sich die Verantwortlichen dafür, beim Umstieg auf die doppische Version auch gleich eine integrierte Lösung für diesen Bereich einzusetzen. Neben dem NKR/NKFsystem von newsystem® kommunal inklusive Anlagenbuchhaltung und Kosten-/Leistungsrechnung startete daher der Baustein Liegenschaftsund Gebäudemanagement Basis parallel in den Echtbetrieb.
Geplant ist darüber hinaus die Umsetzung der Module Mietverwaltung und Erbbaurecht. Umstieg, Gründung des Eigenbetriebs und neue Software zum gleichen Zeitpunkt stellten die Beteiligten zwar vor enorme Herausforderungen. Die kontinuierliche Unterstützung des INFOMA®-Teams seit 2007 durch umfassende Schulungen und den produktiven Support trug aber maßgeblich dazu bei, dass der Wechsel weitgehend reibungslos verlief.