IDS Scheer unterstützt Schweizer Bundesverwaltung bei Verbesserung des Informationsflusses

Das Eidgenössische Departement (Ministerium) für auswärtige Ange-legenheiten EDA hatte für die Umsetzung einer grundlegenden Strategie zur Prozessorientierung ein unterstützendes Hilfsmittel evaluiert und sich für die 'ARIS Platform' von IDS Scheer entschieden.

Auf der Basis von ARIS Business Publisher entwickelte der international füh-rende Lösungsanbieter für Geschäftsprozessmanagement (BPM) ein kundenindividuelles Prozessportal. Dieses ermöglicht den Benutzern aller diplomatischen und konsularischen Vertretungen des EDA die Einsicht in die zentral in Bern gepflegten Prozessdaten und Unterlagen.
Ziel des Projekts war es, einen optimierten Informationsaustausch für das gesamte EDA zu gewährleisten und damit die Effizienz zu erhöhen.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten gestaltet und koordiniert als Regierungsbehörde im Auftrag des Bundesrats die außenpolitischen Aktivitäten der Schweiz. Nachdem die Direktion des EDA Anfang 2005 den Beschluss gefasst hatte, mit Hilfe von Geschäftspro-zessmanagement die Effizienz zu erhöhen, wählte sie IDS Scheer als Lie-feranten der evaluierten Software.
Zielsetzung des Projekts war es, das prozessorientierte Handeln in der Behörde im Allgemeinen zu verankern und im Besonderen einen optimierten Informationsaustausch für das gesamte EDA zu gewährleisten. Als Ergebnis wurde eine gesteigerte Effizienz der Behörde angestrebt.

Um die Geschäftsprozesse des EDA besser zu dokumentieren und zugänglich zu machen, wurde im Intranet, auf das alle Mitarbeitenden Zugriff haben, ein webbasiertes Prozessportal eingerichtet. Technologische Basis hierfür ist ARIS Business Publisher, ein Werkzeug der 'ARIS Platform', das die Veröffentlichung von nützlichen Informationen zu alltäglichen Abläufen und Vorgängen ermöglicht.
Konkret stellt das Prozessportal den Mitarbeitenden des EDA Dokumente, Weisungen und Formulare zur Verfügung, welche für die diversen Arbeitsabläufe und -schritte notwendig sind. Beispielsweise können sich die Vertretungen über die Abläufe aller konsularischen Prozesse informieren und erhalten auf dem Prozessportal die dazu notwendigen Dokumente und Weisungen.
Dank einer Erweiterung von ARIS Business Publisher können alle diploma-tischen und konsularischen Auslandvertretungen der Schweiz lokale Infor-mationen zu den Prozessen pflegen sowie zu einzelnen Prozessen Feed-back geben. Diese Informationen werden mit der zentralen ARIS-Datenbank in Bern synchronisiert. So wird mit Hilfe von ARIS für die weltweit an rund 150 Standorten tätigen Mitarbeitenden eine einheitliche Sicht der Prozesse des EDA sichergestellt. Anschließende Projekte betreffen die Weiterentwicklung der Inhalte des Prozessportals.

"Wir freuen uns, dass das Schweizer Ministerium für auswärtige Angelegenheiten in verbesserten Geschäftsprozessen einen Treiber für mehr Effizienz der Behörde sieht. Es ehrt uns, die Bundesbehörde dabei zu unterstützen, den Informationsfluss für die Mitarbeitenden transparenter und schneller zu gestalten", betont Dr. Wolfram Jost, Vorstand für Produktstrategie und -entwicklung von IDS Scheer.