Arbeitszeitmanagement mit Datenschutzgarantie

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) arbeitet künftig mit der ATOSS Staff Efficiency Suite. Im ersten Schritt kommen die Module Arbeitszeitmanagement, Employee & Manager Self Service und Workflow zum Einsatz.

Außerdem besteht die Möglichkeit, eine Personaleinsatzplanung zu integrieren. Mit der Software aus dem Hause ATOSS möchte der Verband die Grundlage für ein modernes und zukunftsfähiges Arbeitszeitmanagement schaffen. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war, dass das System neben höchster Funktionalität und Skalierbarkeit die strengen Vorgaben des öffentlichen Dienstes bezüglich Revisionssicherheit und Datenschutz erfüllt.

Mit seinen rund 13.000 Mitarbeitern leistet der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) kommunale Dienste für die 8,5 Millionen Einwohner des westfälischen und lippischen Landesteils Nordrhein-Westfalens. Der Kommunalverband übernimmt Aufgaben in den Bereichen Soziales, Gesundheit, Jugend und Kultur. Im Oktober 2007 entschied sich der LWL für die ATOSS Staff Efficiency Suite.

Seit Februar 2008 werden die Arbeitszeiten von 200 Beschäftigten aus den Pilotbereichen über die Software verwaltet. Dank der Flexibilität des Systems ließ sich die bestehende Dienstvereinbarung problemlos abbilden. Ein frei definierbarer mehrstufiger Workflow mit Genehmigungshierarchie erleichtert die Beantragung und Buchung von Abwesenheiten. Bereits im Pilotversuch wurden die Teilnehmer/innen in die Lage versetzt, ihre Zeitdaten über den Employee & Manager Self Service selbst zu erfassen, zu verwalten und gegebenenfalls zu korrigieren.
Der Pilotversuch verlief reibungslos. Anfang Juli 2008 wird das System für 2000 Beschäftigte der LWL-Hauptverwaltung in den Produktivbetrieb gehen. In den folgenden Jahren sollen weitere Dienststellen integriert werden.

Bei der Auswahl des Systems kam es dem LWL insbesondere darauf an, dass der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist. Dafür wurde in Kooperation mit den beteiligten Personengruppen — Verwaltung, Datenschutzbeauftragter und Personalvertretung — ein Rollen- und Berechtigungskonzept angelegt, das einen sachgerechten Ausgleich zwischen dem dienstlich Notwendigen und der Einhaltung von Persönlichkeitsrechten der Beschäftigten berücksichtigt. Die ATOSS Lösung bietet außerdem die geforderte Revisionssicherheit und die notwendige Skalierbarkeit, um weitere Organisationseinheiten einbinden zu können.
"Wir mussten eine Lösung finden, die den Interessen von Verband, Mitarbeitern und Datenschutzbeauftragten gerecht wird. Das war eine große Herausforderung, die wir mit der ATOSS Staff Efficiency Suite aber gut gemeistert haben. Gleichzeitig bietet die Software eine solide Grundlage für den Aufbau eines einheitlichen und verbandsweiten Zeitwirtschaftssystems", so der LWL-Projektleiter Rudolf Göcking.