Auf kommunaler Ebene effektiv ausschreiben: AVA NTi im Netzwerk des Landschaftsverbandes Rheinland

Das Grundgesetz gibt Gemeinden, Städten und Kreisen im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung das Recht, ihre Aufgaben eigenverantwortlich und eigenständig zu erfüllen. Für die überregionalen kommunalen Aufgaben sind Landschaftsverbände als übergeordnetes Organ zuständig. Sie sind Bestandteil der kommunalen Ebene und damit Partner der Gemeinden, Städte und Kreise.

In Nordrhein-Westfalen sind die Landschaftsverbände Westfalen-Lippe mit Sitz in Münster und Rheinland mit Sitz in Köln eingerichtet. Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) ist Rechtsnachfolger des früheren Provinzialverbandes der Rheinprovinz, der schon im 19. Jahrhundert Aufgaben der landschaftlichen Selbstverwaltung wahrgenommen hat. Der LVR ist ein Zusammenschluss der 14 kreisfreien Städte und 13 Kreise im rheinischen Teil des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen.

Für die 9,6 Millionen Bürgerinnen und Bürger erfüllt er mit rund 14.000 Beschäftigten Aufgaben, die rheinlandweit wahrgenommen werden. Mit seinen 37 Förder- und zwei Krankenschulen, zehn Krankenhäusern, fünf Museen und seinem heilpädagogischem Netzwerk sowie als größter Leistungsträger für Menschen mit Behinderungen in Deutschland erfüllt der LVR Aufgaben in der Behinderten- und Jugendhilfe, in der Psychiatrie und der Kultur. Landes- und Landschaftspflege sowie kommunalwirtschaftliche Aufgaben ergänzen das umfangreiche Aufgabenspektrum, das von 70 Dienststellen wahrgenommen und durch die Zentralverwaltung in Köln koordiniert wird.

Weitere Aufgaben, wie Trägerschaft von Schulen für Behinderte und Maßregelvollzug, sind den Landschaftsverbänden durch Gesetze zugewiesen. Innerhalb des LVR sind verschiedene Ämter untergebracht: Eine moderne Finanzverwaltung, Ämter für Personal, Gleichstellung von Mann und Frau, Zentraler Einkauf, Umwelt, Rechnungsprüfung sowie das Amt für Gebäude- und Liegenschaftsmanagement (GLM), das sich in die Bereiche Hochbau und Gebäudetechnik unterteilt.

Der Wirkungskreis des GLM in Köln umfasst das gesamte Einzugsgebiet des Landschaftsverbandes Rheinland. Das GLM ist verantwortlich für alle Maßnahmen im Lebenszyklus der eigenen Immobilien wie Steuerung, Planung, Durchführung von Baumaßnahmen, Optimierung und Verwertung von Flächen und aller damit verbundenen Gebäude- und Serviceleistungen.

Während sich die Aufgaben im Bereich Neubauten in der Regel auf Controlling und die technische Durchführung der Baumaßnahme beschränken, liegen die eigentlichen Hauptschwerpunkte in der Sanierung und Instandhaltung von Immobilien. In diesen Bereichen werden die gesamten Leistungen von Planung und Ausschreibung über die Bauleitung bis zur Abrechnung erbracht. Für die Ausschreibung und Vergabe setzt der LVR seit über 15 Jahren AVA NTi aus dem Hause Softtech ein. 35 Lizenzen von AVA NTi stehen über ein Netzwerk des LVR den angestellten Architekten und Fachingenieuren zur Verfügung - sowohl in der Hauptverwaltung in Köln als auch in den Rheinischen Landeskliniken, die sich unabhängig von der Hauptverwaltung selbst organisieren und ebenfalls auf das Netzwerk zugreifen können.

Nicht nur der LVR ist straff organisiert. Auch die Werkzeuge und Arbeitsmittel unterliegen einer bis ins Detail durchdachten Struktur, damit ein reibungsloser Arbeitsablauf innerhalb des LVR gewährleistet bleibt. In dieser ausgereiften Konstellation liegen die Hauptaufgaben von AVA NTi daher nur in der Ausschreibung und Vergabe, obwohl damit das Potential des Programms nicht voll ausgeschöpft ist. Das abschließende Controlling und die Verfolgung der Zahlungsvorgänge werden nicht in AVA NTi, sondern im SAP-System des LVR durchgeführt. Hier liegt eine der wichtigen Schnittstellen zwischen den Programmen, denn gezielte Kosten-, Mengen- und Masseninformationen aus AVA NTi müssen in das SAP-System gebracht werden. Für die Datenkommunikation mit dem SAP-System stellt AVA NTi die erforderlichen Basisdaten verlustfrei zur Verfügung.

Hochentwickelte Schnittstellen werden aber auch zu anderen Quellen beziehungsweise Zielen benötigt: Durch die Auslagerung vieler Planungsaufgaben ist eine fehlerfreie Kommunikation der unterschiedlichsten Datensysteme unbedingt erforderlich, damit die einzelnen Projekte reibungslos durchgeführt werden können. Leistungsverzeichnisse externer Planer werden üblicherweise als GAEB-Daten im- und exportiert. Aber auch andere Formate wie etwa Excel-Daten lassen sich problemlos bearbeiten. Mit einer Vielzahl an weiteren Schnittstellen positioniert sich AVA NTi in dem Softwaregefüge des LVR als wahrlich kontaktfreudig: AVA NTi verfügt über die Schnittstellen GAEB, GAEB 2000, GAEB-XML und dbase. AVA NTi hat zudem einen HTML-, RTF-, ASCII-, PDF-, REB 23.003 und DA11-Export sowie Import-Möglichkeiten für MS-Outlook-Kontakte, DA 11 und DA 12, Bruns, Datanorm und viele weitere. Die Architekten und Ingenieure des LVR können dadurch mit vielen unterschiedlichen Systemen externer Partner zusammenarbeiten und die Daten in die Struktur des LVR integrieren. Wenn es einmal eng wird und alle 35 Arbeitsplätze belegt sein sollten, könnten die Planer sogar mit Excel ein Leistungsverzeichnis erstellen und später in AVA NTi einfach wieder einbinden.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von AVA NTi ist die Archivierung von Projektdaten. Alles, was einmal ausgeschrieben wurde, gehört zum "Wissen des LVR". Das bedeutet, dass sämtliche Informationen über Leistungspositionen, Preise und Bieter in AVA NTi zusammenfließen müssen, damit sie später von allen Mitarbeitern effektiv genutzt werden können - und zwar auf Grundlage einer einzigen Datenbasis. Da diese Informationen häufig in unterschiedlichsten Dateiformaten vorliegen, zahlen sich die vielen Schnittstellen in AVA NTi doppelt aus. Denn nur durch einen fehlerfreien Import von Daten entsteht bei den vielen Projekten, die beim LVR immer parallel laufen, zeitnah eine Wissensdatenbank, die einen unschätzbaren Wert für den LVR darstellt - kontinuierliche Pflege vorausgesetzt. Die eingepflegten Datensätze aus bereits abgeschlossenen Projekten werden in einer eigenen Katalogstruktur in AVA NTi festgehalten. Unter Verwendung der Positionen aus diesem Katalog schreiben die Mitarbeiter des GLM immer schneller und sicherer ihre Positionen aus. Der Grund liegt klar auf der Hand: Die Positionen, die in diesem Katalog zusammengefasst sind, sind bereits auf Fehlerfreiheit im Text und Genauigkeit sowie Richtigkeit in den Kostenangaben geprüft.

Um diesen hohen Standard in der Arbeitsweise aufrecht zu erhalten, müssen die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden sein. Beim LVR werden kontinuierlich die AVA NTi-Updates von Softtech genutzt, um die Software immer auf dem neuesten Stand zu halten. Das ist besonders deshalb wichtig, weil externe Planungsbüros oftmals ebenfalls auf dem neuesten Stand der Technik arbeiten und mit aktuellsten Schnittstellen die Daten austauschen wollen, aber auch, weil je nach Bauvolumen europaweit ausgeschrieben werden muss. Denn je mehr Bieter Angebote abgeben, desto größer sind der zu verarbeitende Datenumfang und damit die Vielfalt der Dateiformate.

Auch neue Funktionen, die die Arbeit erleichtern, sind jedoch beim LVR sehr gefragt. Neue Funktionen lassen sich allerdings nicht immer ganz ohne Schulungen erlernen, geschweige denn in der Vielfalt der Funktionen erkennen. Es werden daher in Zusammenarbeit mit der Softtech spezielle Anwenderschulungen durchgeführt. Besonders mit der Betreuung und Unterstützung bei der täglichen Arbeit durch die Softtech-Mitarbeiter ist man sehr zufrieden, und meint damit den hervorragenden persönlichen Kontakt zu den Fachleuten von Softtech. In den Schulungen erhalten die LVR-Mitarbeiter nicht nur den normalen Standard einer Schulung, sondern auch Antworten auf spezielle Fragen, die sich im Laufe der Zeit ergeben haben. Mit der kommenden Version 15 von AVA NTi werden die Mitarbeiter ein Ausschreibungsprogramm kennen lernen, in dem das aktuelle STLB-Bau direkt eingebunden ist, in dem in der Druckvorschau eines Leistungsverzeichnis noch korrigiert werden kann und das mit einer neuen Bedienoberfläche noch einfacher zu bedienen ist.