Ausschreibungen als Chance: Portoeinsparung im liberalisierten Markt entlastet Haushalte

Dem hohen Beschaffungsvolumen der öffentlichen Hand stehen heute überwiegend leere Kassen der Kommunen gegenüber. Notwendige Leistungen müssen daher mehr denn je wirtschaftlich verantwortungsvoll eingekauft werden.

Mit der vollständigen Liberalisierung des Postmarktes seit Januar 2008 können Kommunen auch Postservices unter den Wettbewerbern ausschreiben - und durch die Einsparung von Portokosten ihren Haushalt entlasten. Die Chancen, die Ausschreibungen dieser Art bieten, standen auch im Mittelpunkt des Symposiums "Vergabe von Postdienstleistungen durch öffentliche Auftraggeber", zu dem der Bundesverband Deutscher Postdienstleister e.V. (BvDP) am 1. April 2008 in Düsseldorf eingeladen hatte.

Das Sendungsaufkommen von Kommunen und öffentlichen Institutionen ist umfangreich und vielfältig: Rechnungen, Mahnungen und Bürgerinformationen werden nach wie vor überwiegend gedruckt und auf dem Postweg versandt. Kommunale Energie- und Wasserversorger gehen dazu über, neben den Kundenrechnungen auch Prospekte und Flyer mit Informationen zu ihrem Produkt- und Dienstleistungsangebot zu versenden. Ein extra Aufwand, der im Zuge des zunehmenden Preiswettbewerbs unverzichtbar ist, sich jedoch in einer Steigerung der Versandkosten niederschlägt. Umso interessanter sind die Möglichkeiten, die sich durch die vollständige Liberalisierung des Postmarktes öffentlichen Auftraggebern bieten. Seit Anfang des Jahres können Kommunen Postdienstleistungen ganz nach ihrem individuellen Bedarf definieren und damit dem Auftrag, ihre Haushaltsmittel wirtschaftlich und verantwortungsvoll einzusetzen, noch besser gerecht werden. Aufgrund des langjährigen Monopols der Deutschen Post waren Ausschreibungen für Postservices bislang in der Regel nicht erforderlich.

Nicht zuletzt der zu erwartende Wegfall der Mehrwertsteuerbefreiung der Deutschen Post lässt das Thema "Ausschreibungen" in einem anderen Licht erscheinen, denn eine deutliche Preissteigerung bei der Deutschen Post ist dann wahrscheinlich. Eine völlig neue Situation und große Herausforderung also für viele öffentliche Institutionen - mit zusätzlichem Arbeitsaufwand und abzuwägenden Risiken. Denn weiterhin verpflichtet die Gewährleistungsverantwortung die öffentlichen Institutionen dafür Sorge zu tragen, dass ihre Post zuverlässig die Adressaten erreicht. Eine Ausschreibung für Postdienstleistungen auf den Weg zu bringen, ist ohne einschlägige Erfahrung nicht einfach und erfordert zudem einen geschärften Blick für die eigenen Prozesse.

Die alternativen Postdienstleister wie zum Beispiel der derzeit einzige bundesweit tätige Anbieter TNT Post stehen mit Kreativität für individuelle Konzeptionen, Beratung und Leistungsdefinition zur Verfügung. Entgegen der gängigen Praxis, Aufträge nach dem günstigsten Preis zu vergeben, wird öffentlichen Auftraggebern heute geraten, weitere Kriterien in ihre Wertung einzubeziehen, so ein neues Rechtsgutachten. Dass vor allem der Qualität eine entscheidende Rolle zukommt, machte Prof. Dr. Martin Burgi, Leiter der Forschungsstelle für Verwaltungsrechtsmodernisierung und Vergaberecht an der Ruhr-Universität Bochum, auf dem BvDP-Symposium deutlich.

Neben Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Postdienstleisters, seien zunehmend auch dessen Flexibilität und Konzept zur Bewältigung nachgelagerter Anforderungen (Rückläuferbearbeitung , Archivierung etc.) entscheidend für die Bewertung, so Prof. Burgi in seinem Vortrag "Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien bei der Vergabe von Postdienstleistungen".

Das bestätigte auch Symposiumsteilnehmer Dieter Huland, leitender Stadtverwaltungsdirektor und Leiter der Zentralen Dienste der Stadt Köln, der bereits seit 2005 positive Erfahrungen mit privaten Briefdienstleistern im Stadtgebiet Köln gesammelt hat: "Neben dem Preis sollten auch Qualität und Service eine Rolle spielen und wertungsrelevant werden." Als einer der Pioniere der Branche hat er eine Gewichtung der Wertungskriterien in seinen Ausschreibungen vorgenommen: 40 Prozent Preis, 25 Prozent Qualitätsmanagement und -sicherung, 25 Prozent Kundenorientierung und zehn Prozent integrierte Zusatzleistungen wie Sendungsverfolgung etc., so seine Faustregel.

Von zentraler Bedeutung sei daher die möglichst genaue Formulierung von Zielen und Anforderungen an die zu erbringende Leistung in Ausschreibungen. Das beste Vorgehen für die Annäherung an das Thema Ausschreibungen ist - wie bereits von einigen Behörden und Einrichtungen der öffentlichen Hand schon heute betrieben - die Flucht nach vorn: Den liberalisierten Markt als Chance begreifen, nicht nur in Kosten und Formalien denken, sondern unter den Leistungen das beste und wirtschaftlichste Angebot finden. Dazu werden im Vorfeld der Ausschreibung die zur Auswahl stehenden Dienstleister kontaktiert und eingeladen, ihr Leistungsspektrum und ihre Produkte und Lösungen vorzustellen. Im gemeinsamen Gespräch ergeben sich in der Regel auch neue Ansätze und Ideen, die die Ausarbeitung einer Ausschreibung erheblich erleichtern und modifizieren.
So lassen sich alle Möglichkeiten, die der liberalisierte Markt bietet, wie beispielsweise bedarfsgerechte Laufzeiten, Gewichte und Formate, Vorsortierungen, Datenbereitstellung oder Qualitätsmonitoring, berücksichtigen.

Ein wirksames Instrument um mittels Ausschreibung die optimale Dienstleistung zu erhalten, bietet die Losbildung, d.h. die Aufteilung des Gesamtauftrages in Teilaufträge, um über diesen Weg auch kleinen und mittelständischen Unternehmen die erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen der öffentlichen Hand zu ermöglichen. Dies sorgt gleichzeitig für eine stärkere Differenzierung in den Preisangeboten.

"Die Auseinandersetzung mit den neuen Leistungen ist für die Behörden und Verwaltungen in jedem Fall ein Gewinn. Denn letztendlich können sie so ihrem öffentlichen Auftrag noch besser nachkommen", erklärte Symposiumsteilnehmer Stefan Middendorf, Vorstand der TNT Post AG & Co. KG.

Weitere Infos zum Vergaberecht und Leistungsangebot unter:
www.bvdp.de (Bundesverband Deutscher Postdienstleister)
www.tntpost.de (TNT Post Deutschland)