Mit INFOMA®-Produktfamilie newsystem® kommunal konsequent in die Doppik

Mit dem erfolgreichen Start in die Doppik zum Jahresbeginn 2007 hat das Landratsamt Günzburg einen wesentlichen Schritt im bereits seit 1997 laufenden Verwaltungsreformprozess vollzogen. Der harte Umstieg auf die doppische Buchungssystematik erfolgte mit einer integrierten INFOMA-Komplettlösung.

Als effektive Unterstützung nutzte die bayerische Verwaltung dabei einen Großteil der aus sechs Jahren Kosten-/Leistungsrechnung mit INFOMA® Control plus gewonnenen Informationen. Im reibungslosen Echtbetrieb sind seit 1.1.2007 das doppische NKR/NKFsystem mit Produkthaushalt, Budgetierung, variabler Buchungsschnittstelle sowie Anlagenbuchhaltung und Kosten-/Leistungsrechnung.

Aufgesetzt auf die seinerzeit noch kamerale Haushaltssystematik führte das Landratsamt Günzburg bereits im Jahr 2000 eine flächendeckende Kosten-/Leistungsrechnung mit Control plus aus der INFOMA®-Produktfamilie newsystem® kommunal zur effizienten Steuerung des wirtschaftlichen Mitteleinsatzes ein. Schon zu dieser Zeit liefen die Zukunftsplanungen Richtung Doppik und wurden im Herbst 2005 mit dem zustimmenden Beschluss der Kreisgremien konkret. Im intensiven Auswahlprozess, in dem exakt festgelegte Aspekte bewertet wurden, wie unter anderem KLR-, Finanzbuchhaltungs-, Anlagenbuchhaltungs- und kassentechnische Prozesse, das Unternehmen, der Gesamtpreis, aber auch die Folgekosten, setzte sich INFOMA® mit newsystem® kommunal klar gegen andere Verfahren durch. Sowohl Unternehmen als auch Produkt erfüllten die Anforderungen des knapp 123.000 Einwohner zählenden bayerisch-schwäbischen Landkreises.

In einem straffen Zeitrahmen von knapp neun Monaten bereiteten die Günzburger mit Unterstützung von INFOMA® den harten Umstieg vor. Dabei konnte ein großer Teil der Datenbasis aus der KLR in das doppische Finanzwesen von newsystem® kommunal migriert werden, wie zum Beispiel die Kostenträger. Aber auch die Produkte wurden in vielfältiger Form übernommen und erleichterten den Mitarbeitern so den Umgewöhnungsprozess.

Im Zuge der Umstellung erfolgte zudem die Zentralisierung der Buchhaltung. Um auch den einzelnen Fachbereichen den notwendigen Informationsfluss über Haushalt, Budget, Buchungs- und Geldbewegungen zu gewährleisten, wurde das Berichtswesen den individuellen Bedürfnissen angepasst. Aufgrund der hohen Flexibilität von newsystem® kommunal ist nun die Ausgabe von maßgeschneiderten Reports ohne Probleme möglich. Ebenso reibungslos funktioniert die Anbindung des AKDB-Verfahrens OK.FEN zur Festsetzung einmaliger Einnahmen per eigenentwickelter Schnittstelle an die INFOMA®-Lösung.

Um für die Eröffnungsbilanz eine prüfungsfeste und gut dokumentierte Basis zu schaffen, nahm der Landkreis bei der Vermögenserfassung und -bewertung die externe Unterstützung einer Beratungsgesellschaft in Anspruch. Mit dem Abschluss des Prozesses ist die Voraussetzung für die geplante Fertigstellung der Eröffnungsbilanz im ersten Quartal 2008 geschaffen.