Meetings in europäischen Unternehmen: Vernetzung – Fehlanzeige!

Europas Berufstätige wollen kreativer miteinander kommunizieren. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Büro- und Konferenzmöbelherstellers Wilkhahn ergeben.

Wer kennt sie nicht, die schlecht vorbereiteten und unproduktiven Meetings? Unklare Zielsetzungen, unzureichend vorbereitete Teilnehmer und fehlende Unterlagen produzieren mehr Frust als Ergebnisse. Dabei verbringen Europas Berufstätige viel Arbeitszeit in Besprechungen: Während sich hierzulande mehr als die Hälfte mindestens einmal pro Woche zum Meeting trifft, sind es in Großbritannien 43 Prozent und in Frankreich 41 Prozent. Doch mit dem Ergebnis sind nur die wenigsten zufrieden. Mehr als 80 Prozent wünschen sich produktivere Besprechungen. Rund vier Fünftel aller Befragten meinen, dass Beratungen produktiver sein könnten, wenn die Teilnehmer besser vorbereitet wären und Dokumente stets vollständig dabeihätten. Auch die Nachbereitung ist ein entscheidender Faktor: 82 Prozent der Befragten wünschen sich, dass Vorschläge und Ideen vollständig dokumentiert und allen zugänglich gemacht würden.

Beamer und Laptop stehen hoch im Kurs Egal ob Projektbesprechung, Redaktionskonferenz oder Präsentation: In Meetings spielt die Technik eine wichtige Rolle. 64 Prozent der Befragten schalten für die Besprechung oft oder gelegentlich den Beamer ein, 73 Prozent verwenden ihren Laptop. Männer setzen stärker auf Technik als Frauen. Während 70 Prozent der Männer einen Beamer benutzen, sind es nur 51 Prozent der Frauen. Das Gleiche gilt für den Laptop: Gut drei Viertel der Männer setzen oft oder gelegentlich einen Rechner ein, aber nur zwei Drittel der Frauen.

Bei Videokonferenzen sind sowohl deutsche Männer als auch Frauen eher zurückhaltend. Während in Großbritannien 28 Prozent und in Frankreich 27 Prozent der Befragten oft oder gelegentlich Videokonferenzen abhalten, sind es in Deutschland nur 14 Prozent. Technik hat auch ihre Tücken: Mehr als zwei Drittel aller Befragten hielten Konferenzen für produktiver, wenn die technische Ausstattung richtig funktionieren würde und einfacher zu bedienen wäre. Vernetzung macht Meetings produktiver Daten aus dem Internet, spontane Visualisierung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten: Bei Meetings ist es heutzutage wichtig, dass die Teilnehmer ihre Ideen und Vorschläge direkt einbringen, miteinander diskutieren und zusammen auswerten können. Doch diese Art der Vernetzung bleibt bei vielen Besprechungen außen vor.

Immerhin drei Viertel aller Befragten hielten Konferenzen für produktiver, wenn die Teilnehmer digitale Dokumente gemeinsam einsehen und bearbeiten könnten. Und mehr als zwei Drittel meinen, dass Meetings ergiebiger seien, wenn die Anwesenden spontan auf fehlende Informationen aus dem eigenen Netzwerk oder Internet zugreifen könnten. Dabei spielt auch die Umgebung eine wichtige Rolle: 63 Prozent der Befragten fänden es hilfreich, wenn Tische, Stühle und Raumausstattung flexibel an die Erfordernisse des Meetings angepasst werden. Derzeit setzen jedoch nur knapp ein Viertel aller Befragten oft oder gelegentlich Trennwände, Falttische oder Stehpulte ein.

Angesichts der Häufigkeit und Dauer von Meetings mit den entsprechenden Personalaufwendungen, lohnen sich Investitionen in Lösungen, die Konferenzen effizienter und wirtschaftlicher machen. "Die Anbindung von Kommunikations- und Konferenzräumen an die modernen Medientechnologien wird immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Das geht über die bloße Visualisierung digitaler Informationen per Beamer weit hinaus", sagt Dr. Jochen Hahne, Geschäftsführer von Wilkhahn. "Gefragt sind vielmehr Lösungen, bei denen der Teilnehmer eines Meetings spontan auf eigene Daten zurückgreifen kann, diese für die anderen visualisieren und verändern kann."

Die Antwort auf diese komplexen Anforderungen bietet das System "Dynamic Multimedia Conferencing" von Wilkhahn: Mobile, faltbare Tische (Confair-Falttische), in denen alles integriert ist, was für eine medientechnisch hochinstallierte Konferenz nötig ist. Die Tische lassen sich über spezielle Technikmodule - sogenannte 4CBoxen - mit nur drei Kabeln zusammenschalten. Von jedem Platz aus kann der dort angeschlossene Laptop per Knopfdruck als Datenquelle für die Projektion zugeschaltet werden. Alle Konferenz-Teilnehmer haben so die Möglichkeit, spontan auf wichtige digitale Unterlagen zurückzugreifen, gemeinsam Dokumente einzusehen und zu bearbeiten. Konferenzen können so wesentlich effizienter gestaltet werden.